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ヘルプテナント管理者ファイルの管理で容量を空ける

ファイルの管理で容量を空ける

回収・申請ごとのファイルの大きさを見て、終わった手続きのファイルやデータをまとめて消します。

2026/10/25 更新

ストレージには、プランごとに容量の上限があります。容量を超えても、超過の請求はありません。超えている間も、申請と回収を始めることはできます。止まるのは、ファイルの保存だけです。空けるには、この画面で終わった手続きのファイルを消します。

  1. ファイルの管理を開く

    Section titled “ファイルの管理を開く”

    左のメニューの「設定」を押し、「ファイルの管理」を押します。上に「使っている容量」が出ます。

  2. 探す・絞り込む

    Section titled “探す・絞り込む”

    タブは「ファイルがある」と「削除済み」です。1 行が 1 つの回収か申請で、大きさと最後の動きが並びます。ファイル名は出さず、ファイルは開けません。「絞り込み（種類・並び）」で、種類（すべて・回収・申請・フォームの画像）と、並び（大きい順・古い順）を選べます。「回収・申請の名前で探す」で言葉でも探せます。

  3. 行を選んで「消す」を押す

    Section titled “行を選んで「消す」を押す”

    行を押すと、右に「選んだ回収・申請」の欄が開きます。「消す」を押すと、確かめの窓が開きます。

  4. 何を消すかを選ぶ

    Section titled “何を消すかを選ぶ”

    確かめの窓で、次のどちらかを選びます。どちらも元には戻せません。

    • 「ファイルだけ消す」：ファイルとプレビューを消します。文字の入力は残ります。
    • 「データを全部消す」：件名・入力・ファイル・スレッドを消します。誰がいつ受領・承認したかは残ります。

    すでに作った ZIP は、消える日時まで受け取れます。消したことは、誰が消したかとあわせて、監査ログに残ります。消した後は「削除済み」になります。

  5. フォームの画像を消す

    Section titled “フォームの画像を消す”

    種類が「フォームの画像」の行は、テンプレートごとの 1 行です。消せるのは、最新の公開した版と下書きで使っていない画像だけです。今のフォームの画像は消えません。古い版で出した手続きでは、画像の代わりに代わりの文が出ます。

うまくいかないとき

Section titled “うまくいかないとき”

「消す」がグレーで押せない
進んでいる手続きのファイルは消せません。受領や承認をする人が、中身を確かめられなくなるためです。回収は完了・期限切れ・取り消しになってから、申請は決裁・却下・取り下げになってから、押せるようになります。マウスを重ねると、理由が出ます。

「データを全部消す」が押せない
「期限切れの回収なので、データを全部は消せません（担当者が回収を取り消すと押せるようになります）」と出ます。先に、担当者が回収を取り消します。

フォームの画像が消せない
「今の版と下書きで使っている画像なので、消せません（差し替えて使わなくなった画像だけ押せるようになります）」と出ます。

提出する人が、ファイルを保存できない
容量を超えている間は、ファイルを保存できません。ファイル以外の項目は提出できます。ここで容量を空けるか、追加ストレージを付けると、また保存できます。