稟議・申請をこう組む

稟議は、申請書の フォーム と、承認の順番の ルート を 1 つのテンプレートにして作ります。ここでは見本のデータの「採用の稟議」を例に、よく使う組み方を紹介します。テンプレートの作り方そのものは「申請のテンプレートを作る」をご覧ください。

1. 分ける項目をフォームに置く

ルートを分けたい項目（金額・区分など）を、フォームに置いておきます。「採用の稟議」では、採用の区分（正社員・契約社員・パート）を選んでもらいます。

2. 承認者は組織図から決める

最初の承認は「直属の上司」にしておくと、申請者の部署から自動で決まります。名指しにしないので、異動があってもテンプレートを直さずに済みます。部長が何人かいて誰か 1 人でよいときは、並列の承認の「誰か 1 人」にします。

3. 区分や金額で分岐する

分岐のステップで、フォームの値ごとに通り道を分けます。「採用の稟議」では、正社員は部長と社長の決裁へ、契約社員・パートは人事の確認（共通ルート）へ進みます。どれにも当たらないときの道も決めておきます。

4. 出すと、ルートどおりに回る

申請者は、出す前に「この申請のルート」で誰に回るかを確かめられます。

出した後は、申請の画面で今どこにあるかが分かります。承認が止まったときのために、ステップごとに催促と自動承認を設定しておくと安心です（決裁のステップは、初めは自動承認しません）。

5. 決裁の後もつなげる

決裁の後に、ルートの中で人事部に知らせたり、入社書類の回収の準備を作ったりできます。取引先へのメール送信（オプション）も、ルートに置けます。